Sistema de Informação Gerencial para Pequenas Empresas Comerciais

1. INTRODUÇÃO

Diante da crise pandêmica em que estamos vivendo, no cenário empresarial em que se encontram as entidades comerciais é necessário adotar técnicas de gestão especializadas. 

A contabilidade gerencial, em conjunto com o sistema de informação, forma um processo organizacional no qual se registram todos os fatos e procedimentos ocorridos em uma empresa. 

O presente artigo tem como objetivo analisar a implementação de um sistema de informação gerencial em uma empresa de pequeno porte, onde o administrador possa usá-lo de forma a auxiliar na gestão da entidade. Este artigo está dividido em três seções.

O projeto foi organizado de forma a identificar o grau de utilização dos sistemas de informações gerenciais nas empresas de pequeno porte, caracterizando assim o modus operandi de um sistema de informação gerencial dentro de uma empresa de pequeno porte comercial e com isso e compreender sob os aspectos da competitividade e que indicadores devem ser avaliados dentro do sistema de informação gerencial.

A contabilidade gerencial está a serviço dos administradores da empresa, desenvolvendo novas ferramentas para dar suporte à gestão da organização e buscando atualizar-se no mercado a fim de oferecer informações mais claras e precisas aos gerentes.

Para fundamentar a pesquisa aqui delineada, foram utilizados estudos de autores, como Atkinson (2015), Nascimento (2013), Nakagawa (2013), Nascimento (2013), Padoveze (2012), Atkinson (2011), Gonçalves (2009), Figueredo (2008), Garcia (2008), Gil (2008), Mossimann (2008), Padoveze (2007), Crepaldi (2007). Assim, o estudo é de natureza aplicada e a abordagem classifica-se como pesquisa qualitativa.

Os instrumentos a serem utilizados são: entrevista com roteiro semiestruturado, visita ao local da pesquisar e análise de dados. Os autores que fundamentam o método abordado e a pesquisa são Engels (2008) Marconi (2004), Demo (1985), Lakatos (2006).

Utilizando os dados coletados e o referencial teórico estudado para mostrar a importância de um sistema de informação gerencial em uma empresa de pequeno porte, a contabilidade gerencial está a serviço dos administradores da empresa, desenvolvendo novas ferramentas para dar suporte à gestão da organização e buscando atualizar-se no mercado a fim de oferecer informações mais claras e precisas aos gerentes da entidade.

2. IDENTIFICAR O GRAU DE UTILIZAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS NAS EMPRESASDE PEQUENO PORTE

Esta seção objetiva identificar o grau de utilização dos sistemas de informações gerenciais nas empresas de pequeno porte. Endente-se que o Sistema de informação gerencial produz informações para diversos níveis de uma empresa e muito importantes na gestão dela mesma. 

Segundo Nakagawa (2010), Quando falamos em teoria geral dos sistemas, queremos referir-nos à maneira ou abordagem holística com que se pode observar e resolver problemas complexos, e devido a esta postura pode-se chamá-la de abordagem ou visão sistêmica. (NAKAGAWA, 2010, pp. 21).

Nesse sentido, devemos compreender a totalidade de um sistema dentro de uma entidade para que possamos resolver os problemas que possam aparecer na gestão da empresa.

Assim, o uso da informação na contabilidade gerencial é fundamental para a administração de uma empresa. Contudo, dentro de uma entidade de pequeno porte, a utilização da contabilidade gerencial é separada da administração da empresa. Essa informação é utilizada apenas quando desejada pela administração da entidade.

Tendo em vista que o mundo está cada vez mais informatizado e exige rapidez nas decisões, o administrador precisa estar sempre atualizado acerca do que se passa na empresa e necessita de informações que ajudem a selecionar a melhor alternativa para tomar decisões. 

Para isso ele precisa conhecer a atividade da empresa, sendo primordial um bom sistema de informação gerencial que o ajude nessa tomada de decisão, para que a troca de informação seja mais rápida.

Portanto, com esse trabalho, tem-se em vista saber qual o grau de utilização das informações gerenciais nas pequenas empresas, haja vista a contabilidade gerencial tratar de coleta, apresentação e interpretação dos fatos econômicos. Usa-se o termo contabilidade gerencial para representar a atividade de uma organização. 

Conforme Padoveze (2007), A contabilidade gerencial é relacionada com o fornecimento de informações para os administradores – isto é, aqueles que estão dentro da organização e que são responsáveis pela direção e controle de suas operações. (PADOVEZE, 2007, p. 36).

Desse modo, a contabilidade gerencial é responsável por fornecer informações para os administradores, com as quais tomarão a decisão que vai ajudar a empresa no crescimento dos recursos econômicos. Desta forma, o tipo de informação comunicada provoca ações que determinam o desempenho da empresa. Por isso se faz necessário um Sistema de Informação Gerencial.

Quando falamos de sistemas de informação, não falamos somente do programa em si, o software, mas de pessoas, de metodologias; pessoas que possam manusear esse sistema e usar essa informação para o progresso da empresa. Desta maneira, os sistemas de informações gerenciais geram informações que estarão sempre se realimentando, de modo a fechar o ciclo informacional e começar outro. 

Segundo Rosana, Gonçalves e Riccio (2009), O sistema de informações de apoio operacional e gerencial é um sistema que integra usuários e TI com o fim de fornecer informações e dar suporte às operações e funções de administração, à tomada de decisão e ao controle, em quaisquer dos níveis da gestão empresarial: operacional e/ou gerencial e/ ou estratégico. (p. 13)

A partir desse conceito de sistema de informações, podemos dizer que ele é um conjunto de elementos que, organizados, podem trazem um melhor desempenho para a empresa.

Sistemas abertos são aqueles em que, dentro de uma organização, não há uma diferença entre eles, entre o ambiente e o sistema; a empresa é um sistema aberto e o homem e todos os seres vivos são sistemas abertos. 

Nos sistemas fechados, não há uma divisão entre o sistema e o ambiente, isto é, as fronteiras são fechadas, são eles: máquinas, motores e quase toda tecnologia inventada pelo homem.

Assim entende-se que qualquer entidade, seja de pequeno porte ou grandes corporações, tem condições de manter um sistema contábil de informação. 

O sistema tem que incorporar todos os dados de acordo com a necessidade da empresa; cada empresa tem sua necessidade e deve ser analisada antes de programa um sistema de informação.

2.1 Percurso Metodológico da Pesquisa

Utiliza-se da metodologia dialética, por ser uma metodologia lógica. Necessita ser fundamentada e, não, suposta, e não é adaptável de forma adequada às ciências exatas e naturais: Demo (1985) assevera que metodologia é uma preocupação instrumental; trata das formas de se fazer ciência; e cuida dos procedimentos, das ferramentas, dos caminhos.

Todo trabalho científico exige uma organização dos dados e utilização de métodos específicos e determinados previamente. Esses métodos ou metodologia, segundo Lakatos e Marconi (2003), são “A Metodologia é o tópico do projeto de pesquisa que abrange maior número de itens, pois responde às seguintes questões: Como? Com quê? Onde? Quanto?”. Por isso a metodologia utilizada é de suma importância para conquistar os objetivos traçados no projeto para confirmação ou negação das hipóteses.

O administrador precisa estar sempre atualizado acerca do que se passa na empresa e necessita de informações que ajudem a selecionar a melhor alternativa para tomar decisões.

A metodologia é o estudo dos métodos, que sendo assim é uma forma de expressar o conhecimento científico. O método científico estuda a existência de verdades gerais que sirvam de base para alcançar conhecimentos novo, Lakatos e Marconi (2003) consideram que:

Assim o método é o conjunto das atividades sistemáticas operacionais que, com maior segurança e econômica, permite alcançar o objetivo – conhecimentos validos e verdadeiros – traçando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as decisões do cientista. (p. 83).

Utilizando-se do método dialético, que consiste na formulação de perguntas e respostas, traz à tona todas as falsas concepções. Na dialética, ocorre a negação da negação como algo positivo, pois essa polaridade entre a negação e afirmação implica negação, mas de negação da negação surge a afirmação.
Para Engels (2008), Na dialética não há nada de definitivo, de absoluto, de sagrado; se nega sua contrária, negando a primeira que é a antítese, por sua vez negada, obtém, assim, a síntese, que é a negação da tese e antítese. (ENGELS 2008 p. 43).

Baseado em acontecimentos observados, a abordagem é feita de forma qualitativa. Assim, analisou-se a importância dos sistemas gerenciais dentro de uma pequena empresa comercial de Timon/MA, onde comparamos empresa que utiliza o sistema gerencial e empresa que não utiliza. Para tanto foram realizadas entrevistas durante o mês de dezembro de 2021 com todos os funcionários da empresa analisada.

3. CARACTERIZAÇÃO DO MODUS OPERANDI DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL DENTRO DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE.

Esta seção objetiva a caracterização do modus operandi em um sistema de informação gerencial dentro de uma empresa de pequeno porte.

Pode-se demostrar um sistema de informação como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados, segundo sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para permitir às empresas a execução dos seus objetivos principais.

Os sistemas classificam-se em: Sistemas de Informações de Apoio às Operações e Sistema de Informação de Apoio à Gestão.
Os sistemas de Informação de Apoio às Operações nascem do planejamento e do controle das diversas áreas operacionais da entidade; estão juntos ao sistema físico-operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da firma. Podemos dizer que são criados para a necessidade dos administradores da empresa. Como exemplo, citamos: sistema de informação de controle de estoque, de processo de produção, de planejamento, de compras, controle de recursos humanos entre outro. 

Segundo Padoveze (2012), Os sistemas de informação de Apoio às Operações têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executar suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc. (p.45.).

Dessa forma, compreende-se que o sistema tem que oferecer suporte às atividades executadas dentro de uma empresa, auxiliando as funções operacionais e a necessidade dos administradores.

Já no Sistema de Apoio à Gestão está em contato direto com a vida econômico-financeira da empresa e é essencial a avaliação de desempenho dos administradores internos. São utilizados principalmente pelas áreas administrativas e financeiras da empresa, como uma forma de planejamento e controle financeiro da empresa e para avaliar o desempenho dos negócios.

Para que um sistema de informações empresarial funcione adequadamente, é essencial uma perfeita integração desses dois grandes grupos de sistema. Exemplificando, a aplicação de um sistema de compras deve ser totalmente fundamentada no sistema de estoque e avaliada pela administração da empresa. Isso significa uma perfeita interação entre os sistemas operacionais e os Sistemas de Apoio à Gestão.

Na contabilidade gerencial, é essencial que tenha uma caracterização, uma união de todos os sistemas de informação necessários para a gestão do sistema empresarial. A definição de quais informações deve constar no sistema de informação gerencial parte da necessidade da empresa.

De acordo com Atkinson et al. (2011), “a informação contábil gerencial difere, dependendo do nível da organização”, ou seja, cada empresa tem que ser analisada para que o sistema de informação seja adequado a suas necessidades.

A estrutura de um sistema de informação gerencial deve partir da análise do ambiente externo até a definição das necessidades informacionais para que as saídas e entradas nos sistemas sejam coerentes com os objetivos do sistema gerencial da empresa. 

Cada relatório emitido pelo sistema deve ser estudado em termos de modelo de decisão, e, consequentemente, ser criado um modelo de informação a ser aplicado em todas as transações de cada evento econômico, visando a sua utilização dentro do modelo de decisão. 

De acordo com Padoveze (2012), Movimento de integração mundial das empresas transnacionais, exigindo tratamento único e em tempo real das informações; A tendência de substituição de estruturas funcionais por estruturas ancoradas em processos; A integração, viabilizada por avanços na tecnologia de informação, dos vários sistemas de informação em um sistema (p. 46).

Portanto, é fundamental para o desenvolvimento da empresa, seguir o avanço da tecnologia em que ele possa ter acesso a essa informação em tempo real, para isso é necessário à implantação de um sistema gerencial. Este sistema deve coletar de forma rápida, precisa e automática, as informações de todos os outros sistemas empresariais.

A proposta de um sistema de informação gerencial é a construção de um sistema que atenda a empresa como um todo dentro de um conceito de integração total.

4. COMPREENDER SOB O ASPECTO DA COMPETIVIDADE QUE INDICADORES DEVEM SER AVALIADOS DENTRO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Esta seção objetiva compreender sob o aspecto da competitividade que indicadores devem ser avaliados dentro de um sistema de informação.

Os Sistemas de Informação já vêm sendo utilizados pelas empresas de grande porte, porém nota-se que as micros e pequenas empresas são diferentes. 

Para a maioria dessas empresas, é recente a implantação de tecnologias de sistemas de informação, o que pode ser justificado pelo fato de que, até pouco tempo, havia a ausência do entendimento, por parte dos administradores dessas empresas, sobre a importância da necessidade dos sistemas de informação para a melhoria dos processos nessas empresas, além dos elevados custos de implantação desses sistemas. Além disso, sabe-se que as pequenas empresas possuem uma realidade diferente, com recursos limitados, o que faz com que os processos não aconteçam de forma semelhante ao que se vê em grandes empresas.

A agilidade nos processos e a grande capacidade de processamento e armazenamento das informações proporcionadas pelos equipamentos de informática fazem dela o maior e melhor instrumento da gestão dos bens intangíveis e serviços de uma empresa. 

Pode-se demostrar um sistema de informação como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados, segundo sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações.

Nas pesquisas realizadas para este estudo, detectou-se, de forma exacerbada, a falta de informação a respeito do sistema de informação gerencial, ou por não ter domínio sobre a tecnologia ou porque algumas empresas ainda usam sistema manual para ter o controle da entidade e poder gerenciá-la.
Sabe-se que o objetivo básico da informação em uma organização empresarial é auxiliar os responsáveis pela administração da empresa a alcançar seus objetivos utilizando os recursos disponíveis, sendo eles: equipamentos, tecnologia, pessoas, materiais.

Assim, a pesquisa foi desenvolvida nas empresas Virtual Construção, e Machado Construções, ambas são regime de varejo de materiais de construções. A pesquisar foi realizada no dia 5/12/2021. 

O primeiro local a ser visitado foi Virtual Construção (aqui chamada de empresa A). No horário de 15h02, com duração de meia hora, o entrevistado foi o proprietário da empresa, e após Machado Construções (aqui chamado de empresa B) às 11h, com duração de 45 minutos – a entrevistada foi a gerente da empresa. Apenas um questionário foi utilizado para ambas às empresas objeto de pesquisa.

Cada relatório emitido pelo sistema deve ser estudado em termos de modelo de decisão, e, consequentemente, ser criado um modelo de informação a ser aplicado em todas as transações de cada evento econômico, visando a sua utilização dentro do modelo de decisão.

A partir da análise das entrevistas realizadas com os colaboradores, foi possível observar que o sistema de informação gerencial possibilitou maior organização, formalização e padronização do trabalho. Na percepção do entrevistado A, o novo sistema “profissionalizou as rotinas de trabalho”. 

Além disso, facilitou o fluxo e acesso às informações. Segundo o entrevistado B, no sistema antigo, “não se conseguia acompanhar todo o processo da gestão da empresa”.

Ambas as empresas instalaram o sistema recentemente; antes utilizavam o sistema empírico. O novo sistema agrega as informações em um único local, sendo acessadas mais facilmente pelos colaboradores. A formalização e padronização foram percebidas porque passou a existir uma maneira única de armazenar e transmitir as informações.

Constatou-se ainda uma maior agilidade nos processos, resultante da organização e agregação das informações. Um exemplo para isso é o cadastro de clientes, que antes ficava em um arquivo no caderno e, então, cada novo trabalho que era aberto despendia um tempo maior para buscar as informações do cliente e atualizá-las, o que hoje não é necessário, porque todas as informações cadastrais e pedidos do cliente ficam salvas no sistema.

Outra constatação foi a de que os colaboradores passaram a ter maior flexibilidade para organizar suas rotinas diárias. No sistema anterior ao sistema de informação gerencial, o proprietário determinava as atividades a serem realizadas no dia pelos demais colaboradores, sem que esses soubessem o prazo final do trabalho. 

Com o sistema de informação gerencial, todos os colaboradores têm acesso às informações do trabalho e ao prazo de entrega, e cada um organiza sua rotina para cumprir o prazo. Nesse sentido, observa-se uma desvantagem do sistema anterior, considerando-se que cada profissional, na sua área de atuação, tem maior domínio do tempo necessário para realizar suas tarefas. Segundo Crepaldi (2007), a contabilidade gerencial está sofrendo mudanças importantes para refletir o novo ambiente desafiador que as empresas enfrentam. 

Informações precisas, oportunas e pertinentes sobre a economia e o desempenho das empresas são cruciais para o sucesso organizacional. (p. 25).

Dentro desse contexto, e de acordo com as modalidades criadas pela denominada “Nova Economia”, na era digital e na velocidade em que se desenvolvem os sistemas empresariais, o conhecimento de tais fatores é de maior importância para a gestão da entidade.

Percebidas algumas das principais variáveis de que dependem as empresas para um bom desempenho, sua análise e desenvolvimento, nota-se que o sistema de informação gerencial ocupa papel fundamental. Nas organizações, o sistema possui grande poder na hora de tomada de decisão, nos mais variados modelos de gestão e com as mais diversas ferramentas gerenciais. 

O controle dos dados e a geração das informações favorecem o gerenciamento organizacional, permitindo um melhor acompanhamento das operações da empresa e de seus resultados, em todos os níveis e mercados.

A seguir apresentam-se a análise da percepção dos funcionários entrevistados em relação aos dois sistemas, considerando-se pontos positivos e negativos, e sugestões para melhorias.

Desde o início de suas atividades, o fluxo de trabalho da loja de materiais de construções era organizado diariamente pelo profissional responsável pelo atendimento dos clientes. Esse profissional era responsável por anotar no caderno nome do cliente e a especificação do pedido de compra. 

A contabilidade gerencial está sofrendo mudanças importantes para refletir o novo ambiente desafiador que as empresas enfrentam. Informações precisas, oportunas e pertinentes sobre a economia e o desempenho das empresas são cruciais para o sucesso organizacional.

O fluxo de informação entre os outros setores (produção, planejamento e atendimento) acontecia de forma verbal. Nesse sistema, não havia um documento descrevendo esse processo.

Com o rápido crescimento da loja e o consequente aumento do fluxo de vendas, percebeu-se que esse sistema não acompanharia as novas necessidades da loja. Então, decidiu-se buscar um sistema de gestão que permitisse uma melhor distribuição e acompanhamento do fluxo de vendas e administração da empresa.

A implantação do sistema de informação gerencial permitiu que a loja acompanhasse todas as etapas do processo de vendas até a entrega, iniciando com a geração do pedido. Com o novo sistema são designados os responsáveis, prazo, trabalho a ser realizado e a sua descrição.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Por meio do trabalho desenvolvido, foi possível alcançar os objetivos do estudo, que era analisar o sistema de informação gerencial em que o administrador de uma empresa de pequeno porte comercial possa usá-lo de forma a auxiliar na gestão da entidade. Além disso, foi possível fazer algumas sugestões de melhoria na utilização de sistemas de informação por pequenas empresas.

De forma geral, o estudo possibilitou um entendimento bastante profundo quanto à utilização de sistemas de informação em uma empresa de pequeno porte. 

No caso estudado, o sistema de informação gerencial, se comparado com o abordado na teoria, se apresenta de forma precária. 

Entretanto, foi possível observar que o ganho gerado pela sua aplicação, mesmo que de forma a não atender aos preceitos dos teóricos, trouxe amplos e profundos benefícios para a empresa, que passou a aplicar o sistema de informação não em sua totalidade, mas pelo menos de forma parcial.

Considerou-se, portanto, estratégico o sistema de informação gerencial utilizado pela empresa por facilitar a identificação dos erros e acertos, possibilitando melhorias contínuas nos processos de aperfeiçoamento no desenvolvimento dos colaboradores nas funções que desempenham. Essas informações, quando bem analisadas, permitem a otimização dos resultados financeiros e não financeiros.

Pode-se perceber, por meio desse estudo, que, sanados os problemas iniciais para a implementação dos sistemas de informação, tais como o desconhecimento dos benefícios e o alto investimento sem a garantia de retorno, também na pequena empresa os resultados são positivos. Além disso, sistemas informais e manuais podem ser insuficientes para ajudar a organização a atingir suas metas de crescimento na empresa, tornando mais difícil as informações serem confiáveis.

Estudos futuros abrangendo uma amostra maior poderão aprofundar o conhecimento, demonstrando outros pontos positivos do uso de sistemas de informação em pequenas empresas e estimulando que empresas desse porte busquem maior aperfeiçoamento e profissionalização da gestão com o uso desses sistemas.